انواع دیدگاه های طرح ریزی سیستم کنترل، سیستم های برنامه ریزی، اهمیت نظارت و کنترل

مارس 27, 2019 by بدون دیدگاه

 

کنترل فعالیتی است که ضمن ان عملیات پیش بینی شده با عملیات انجام شده مقایسه می شوند و در صورت اختلاف و انحراف بین انچه باید باشد وانچه هست، نسبت به رفع واصلاح انها اقدام می شود(صادق پور، ۱۳۵۳، ص ۱۵۹).
استونر در تعریف کنترل چنین می گوید:
مدیریت کنترل فرایندی است جهت حصول اطمینان از اینکه فعالیتهای انجام شده با فعالیتهای برنامه ریزی شده مطابقت دارد یاخیر(رضائیان، ۱۳۶۹، ص ۵۵۸).
۲-۱-۴ انواع دیدگاه های طرح ریزی سیستم کنترل:
عموما سه نوع دیدگاه متفاوت برای طرح ریزی سیستم کنترل وجود دارد که عبارتنداز: کنترل اقتصادی، کنترل اداری و کنترل فرهنگی.
کنترل اقتصادی:
دیدگاهی است که بر کاربرد مکانیسم های خارجی بازار تاکید می نماید. کنترل ها در مورد معیارهایی چون رقابت قیمتها یا سهم بازار اعمال می شوند. سازمانهایی که این دیدگاه را دارند عموما انهایی هستند که دارای محصولات و خدماتی کاملا ویژه و جدا گانه هستند و در شرایط رقابت کامل قرار دارند. در چنین شرایطی، بخش های مختلف سازمان نوعا به مراکزی سود اور تبدیل شده و با درصد سهمی که هر یک در سود کل شرکت دارند، ارزیابی می شوند.
کنترل اداری:
دومین دیدگاه، کنترل اداری نام دارد و بر قدرت رسمی تاکید و بر ایین نامه های اداری، مقررات، دستورالعمل ها و سیاستها متکی است. این نوع کنترل بر مبنای استاندارد فعالیتها، شرح کامل وظایف برای هدایت رفتار اداری کارمند و سایر مکانیسم های اداری – مثل بودجه – صورت می گیرد تا این اطمینان به دست اید که اعضای سازمان دارای رفتارهای مناسب شغلی هستند و به استانداردهای عملکردی مورد نظر دست می یابند.
کنترل فرهنگی:
این دیدگاه به سیستم های برنامه ریزی شده کنترل اشاره دارد که در ان رفتارهای کارمند با توجه به ارزش های مشترک، هنجارها، سنت ها، شعائر، باورها، و جنبه های دیگر فرهنگ سازمانی تنظیم می شود. در مقایسه با کنترل اداری _ که در ان کنترل بر پایه مکانیسم دشوار سلسله مراتب قرار دارد _ کنترل فرهنگی مبتنی بر فرد و گروه (فرهنگ) است تا رفتارهای کاری مناسب و مورد انتظار و نیز معیارهای عملکرد را معین کند. کنترل فرهنگی نوعا در سازمانهایی یافت می شود که در انها تیم ها کاربرد گسترده داشته و تکنولوژی مدام در حال دگرگونی است(رابینز و سنزو، ۱۳۸۵، ۴۰۰- ۴۰۱).
۲-۱-۵ تفاوت نظارت و کنترل:
اصطلاحات نظارت و کنترل معمولا به صورت مترادف و هم معنی به کار می روند، ولی در واقع این دو اصطلاح دارای معانی متفاوتی هستند ولی کاملا به هم مربوط و وابسته اند. نظارت و کنترل یعنی بازدید و مراقبت از طرز پیشرفت اجرای عملیات در مقایسه با وضع مطلوب و به دنبال ان تغییر عملیات به منظور جلوگیری از انحراف در تحقق اهداف پیش بینی شده سازمان می باشد.
تعریف فوق از دو قسمت تشکیل شده است: قسمت اول کسب اطلاعات از طریق مشاهده و بررسی وضع موجود و تعیین پیشرفت کارها در مقایسه با وضع مطلوب است که نظارت نامیده می شود و قسمت دوم یعنی کنترل به منظور باز گردانیدن سیستم اجرایی به شکل درست و مطلوب ان از طریق انجام کارهای اصلاح کننده می باشد که یک فرایند اجرایی و عملیاتی می باشد.
در واقع نظارت مقدم بر کنترل می باشد زیرا نظارت یک امر مشاهده ای و تحقیقی است و اگر در یافتن انحرافات جریان عملیاتی سازمان موردی دیده نشود نیازی به کنترل نخواهد بود. و کنترل فرایندی عملیاتی و اجرایی برای بازگشت به استانداردهای از پیش تعیین شده است.
۲-۱-۶ اهمیت نظارت و کنترل:
یکی از وظایف مهم مدیریت هر سازمانی، نظارت وکنترل است. از طریق وظایف مدیریت که همانا، برنامه ریزی، سازماندهی، رهبری، نظارت و کنترل است مدیران اهدافی را برای سازمان خود در نظر گرفته و انها را اجرا می نمایند. پس از اجرا مدیران تمایل دارند بدانند که ایا به اهداف تعیین شده نایل شده اند یا خیر؟ تا در صورت تخطی از انجام عملیات توان اصلاح انها را داشته باشند. در حقیقت انجام سایر وظایف مدیریت به نحو کارا و اثربخش تابع نظارت و کنترل است. چنانچه سیستم نظارتی قابل اعتماد باشد، می تواند در راستای اهداف سازمان تمامی نواقص و انحرافات صورت گرفته در سایر وظایف و عناصر سیستم را شناسایی و بر طرف نماید. در مقابل اگر سازمان فاقد سیستم نظارت و کنترلی دقیق باشد، به واسطه ی عدم استفاده کارمد و اثربخش از منابع نمی تواند پاسخگوی نیازهای مشتریانش باشد و به اهداف خود نائل گردد.