۲ـ۱ـ۶٫ اطلاعات
اطلاعات، داده‌هایی هستند که پردازش، تبدیل و ترکیب شده‌اند تا شکل معین و معناداری بگیرند و آگاهی بیشتری را به فرد منتقل کنند (اسپیراوا، ۲۰۰۱: ۳؛ به نقل از: سرلک و فراتی، ۱۳۸۷: ۱۰). از نظر ریشه‌شناسی از ریشه لاتین واژه in-forma به معنی «به شکل درآورنده» می‌آید (محمودی، ۱۳۸۶: ۴۷). بر این اساس، مک‌کای (۱۹۶۹: ۱۴۱) اعتقاد دارد: اطلاعات آن چیزی است که به یک حالت، شکل و یا تغییر شکل می‌دهد. می‌توان گفت کلیه شناخت‌های بشری، تولیدات هنری، محصولات فن‌آورانه، سازمان‌ها و در یک کلام آنچه طبیعت و انسان می‌آفریند به گونه‌ای با اطلاعات شکل گرفته و خلق می‌شوند (برگرفته از: محمودی، ۱۳۸۶: ۴۸). ارسطو برای اطلاعات، دو بعد مرتبط با هم در نظر گرفته است: یکی بعد «شناخت» که جلوه‌هایی از واقعیت را ارائه می‌کند، دیگری بعد «عمل» است که به عنوان مکمل بعد اول مطرح میشود (ترمبلی، ۱۹۹۲: ۱۳۹؛ به نقل از: محمودی، ۱۳۸۶: ۴۷).
در علوم اطلاعات و ارتباطات، «اطلاعات» دارای دو معنی است:
الف) اطلاعات به معنی خبر و آگاهی از یک موضوع، رویداد و یا یک پدیده؛
ب) اطلاعات به معنی به شکل درآوردن و یا به فرم درآوردن (In-Formation) (محمودی، ۱۳۸۶: ۴۸).
۲ـ۱ـ۷٫ دانش
دانش شامل آگاهی و درک مجموعه‌ای از اطلاعات و اینکه چگونه این اطلاعات می‌توانند به بهترین نحوه به کار گرفته شوند، می‌باشد (سن، ۲۰۰۴: ۱۳؛ به نقل از: سرلک و فراتی، ۱۳۸۷: ۱۰). به بیان دیگر، دانش سازمانی را می‌توان این‌چنین تعریف کرد: ترکیب سیالی از تجربیات، ارزش‌ها، اطلاعات موجود و نگرش‌های کارشناسی نظام‌یافته است که به فرایندهای کاری و حل مسائل یک سازمان کمک می‌کند (لاجوردی و خانبابایی، ۱۳۸۶: ۱۰۵).
دانش به دو نوع دانش صریح و ضمنی تقسیم میشود. منظور از دانش صریح، دانش رسمی و نظام‌یافته‌ای است که آن را در فعالیت‌های علمی استفاده می‌کنیم و از طریق متون علمی ـ دانشگاهی می‌توان به آن دست یافت. به عنوان مثال می‌توان به برنامه‌های رایانه‌ای، روش تولید کالاهای مختلف و روش‌های تعمیر و نگهداری اشاره نمود. دانش ضمنی، اگرچه چندان برای ما آشنا نیست و تبادل آن نیز دشوار می‌باشد، اما در مواقع بحران می‌تواند مشکل‌گشای ما باشد. این دانش، شخصی است و از طریق تجربیات و آگاهی‌های شخصی به دست می‌آید. نمی‌توان آن را در قالب فرمول یا معادلات خاصی بیان نمود. این دانش در قالب مدل‌های ذهنی، تجربه، عقیده و روابط ذهنی نمود پیدا می‌کند. این دانش از تعامل افراد با دنیای خارج به دست می‌آید. دانش ضمنی در قالب توانایی یا علم به چگونگی نمود می‌یابد (استیسی، ۱۳۸۷: ۹۸). تفاوت دانش ضمنی/صریح همچنین تأثیرات مهمی بر توزیع و واگذاری اختیار تصمیم‌گیری به افراد درون سازمان دارد. اگر دانش مربوط به تصمیم‌گیری‌ها از نوع صریح باشد، انتقال و جمع آوری آنها در یک مکان، ساده و ممکن است، از این‌رو متمرکز کردن تصمیم‌گیری‌ها ممکن میشود (فعالیت‌های تخصیص بودجه درون یک سازمان نوعاً متمرکز است). اگر اساساً دانش از نوع ضمنی باشد، قابل انتقال نیست و تصمیم‌گیری باید میان افرادی که با دانش سروکار دارند، توزیع شود (پروساک و ماتسون، ۲۰۰۶: ۲۲).
اگرچه واژه‌های «اطلاعات» و «دانش» اغلب به یک معنا به کار می‌روند، اما تفاوتی آشکار میان این دو واژه وجود دارد. به باور مکلوپ (۱۹۸۳)، اطلاعات جریانی از پیام‌ها و یا معانی است که ممکن است به دانش اضافه، موجب ساختاردهی و یا تغییر آن شود، در حالی که دانش توسط جریان اطلاعات، خلق و سازمان‌دهی میشود (برگرفته از: نوناکا، ۱۹۹۴: ۱۵).
۲ـ۱ـ۸٫ فرایند تبدیل داده به دانش
با بهره گرفتن از پردازش اطلاعات، حجم انبوهی از داده‌ها و اطلاعاتِ غیرقابل استفاده که در سازمان وجود دارند، طی فرایندی برنامه‌ریزی‌شده به دانش تبدیل می‌شوند تا بتواند نیازهای سازمان را برآورده سازد (برگرفته از: محمودی، ۱۳۸۶: ۹۳) و شامل عملیاتی چون دستکاری روی داده‌ها، محاسبه، طبقه‌‌بندی، پالایش و مقایسه است (محمودی، ۱۳۸۶: ۴۶). فرایند تبدیل داده به اطلاعات و اطلاعات به دانش می‌تواند به شرح زیر باشد:
علائم و آمار و ارقام خام نمایانگر «داده‌ها» می‌باشند؛
داده‌ها با تغییر مفهومی تبدیل به «اطلاعات» می‌شوند؛
با ترکیب و تلفیق شبکه‌ای شدن اطلاعات، «دانش» به وجود می‌آید.
تبدیل داده به اطلاعات و اطلاعات به دانش در طول زمان حاصل میشود (افرازه، ۱۳۸۳؛ به نقل از: سرلک و فراتی، ۱۳۸۷: ۱۱ـ۱۲).
۲ـ۱ـ۹٫ نقش اطلاعات در سازمان
برخی اقتصاد‌دان‌ها معتقدند که اطلاعات، چهارمین عامل عمده در تولید (پس از زمین، نیروی کار و سرمایه) می‌باشد که هر روز نیز بر اهمیت آن افزوده میشود (تانسی، ۲۰۰۳: ۵). سازمان چه کوچک باشد و چه بزرگ، در یک جا فعالیت کند یا در چند جا و تولید‌کننده، فروشنده یا ارائه‌دهنده خدمات باشد، به اطلاعات نیاز دارد. بنابراین درک کاربرد اطلاعات، ماهیت اطلاعات، ارزش اطلاعات و رسانه‌ها و ساختار گزارش‌دهی با توجه به سطوح سازمان ضرورت دارد (جوادکار، ۱۳۸۲: ۱۳۲).
امروزه، اطلاعات به عنوان منبعی استراتژیک برای سازمان شمرده میشود و در بعضی شرایط نیز، می‌تواند مزیت رقابتی ایجاد کند (صرافی‌زاده و علی‌پناهی، ۱۳۸۲: ص۲۵). بیل گیتس، اهمیت اطلاعات برای سازمان را بدین‌گونه بیان می‌کند: «من یک باور ساده ولی نیرومند دارم؛ شایسته‌ترین روش برای شاخص نمودن سازمان شما در بین
رقیبان، و بهترین راه برای پیش افتادن شما از دیگران، بهره‌برداری کارآمد از “اطلاعات” است.
دستیابی به اطلاعات لازم و چگونگی استفاده از آن است که برد یا باخت شما را رقم می‌زند» (بیل گیتس، ۱۳۸۰: ۳۱؛ به نقل از: سرلک و فراتی، ۱۳۸۷: ۱۵).
از ویژگی‌های اطلاعات مناسب می‌توان به هدفمند بودن؛ دقیق، مطمئن و قطعی بودن؛ به‌هنگام بودن؛ مربوط بودن؛ تکرارپذیر بودن؛ خوش‌فرم بودن؛ در دسترس بودن و صریح بودن اشاره کرد (برگرفته از: محمودی، ۱۳۸۶: ۵۴ـ۵۶).
۲ـ۱ـ۱۰٫ انواع اطلاعات با توجه به سطوح مدیریت
۲ـ۱ـ۱۰ـ۱٫ اطلاعات برنامه‌های راهبردی
این اطلاعات دربردارنده هدف یا هدف‌هایی سازمانی است که می‌تواند به سیاست‌های دراز‌مدت سازمان نیز تعبیر شود. فی‌المثل برگشت نرخ سالیانه سرمایه با نرخ ۲۵% یا دستیابی به حداقل سود خالص معین یا اطمینان از توزیع شبکه نظام تلفنی بهینه در کشور، همه در حکم هدف‌های بلندمدت و برنامه‌ریزی‌های راهبردی هستند. اطلاعات برنامه‌های بلندمدت اعم از خاص یا عام را اطلاعات راهبردی می‌نامند. معمولاً این اطلاعات تابعی از عوامل بیرونی‌اند و توفیق و تحقق آنها نیز بستگی به هماهنگی بین پدیده‌های برون‌سازمانی دارد (مؤمنی، ۱۳۸۰: ۲۹ـ۳۰).
