حفظ و نگهداری کارکنان، آموزش و بهسازی، ماتریس عملکرد

 

اهمیت ویژه ای برخوردار است ، مشخص می شود . در این مرحله سازمان ممکن است تصمیم بگیرد که هزینه های ترک خدمت و هزینه های حفظ و نگهداری کارکنان مورد بررسی قرار نگیرد ، چرا که همین امر بخودی خود برای سازمان هزینه های زیادی را در بر خواهد داشت . اما در صورتیکه سازمان تصمیم به بررسی هزینه ها و تشخیص آنها نماید گام دوم در تهیه خط مشی منابع انسانی عبارتست از استفاده از ارزشها و اهداف تعیین شده برای منابع انسانی جهت ارزیابی هزینه های ترک خدمت و حفظ و نگهداری کارکنان . در این ارزیابی باید موازنه درستی بین هزینه های مذکور برقرار شود تا بتوان نرخ بهینه کل ترک خدمت سازمانی را بدست آورد. آخرین مـرحله در ایـن بخش از فـرایند ، عبارتست از اعمال تغییرات لازم به منظور رسیدن به نرخ بهینه کل ترک خدمت سازمانی . برای یک سازمان نرخ بهینه می تواند آن چنان بالا باشد که هزینه های حفظ و نگهداری مورد نیاز جهت پایین آوردن نرخ ترک خدمت سازمانی بـه مقدار زیادی بیش از هزینه های ناشی از ترک خدمت باشد. در این وضعیت از نظر سازمانی تخصیص منابع بـه منظور کاهش نـرخ ترک خدمت امری ناشایست و غیر کارآمد است. مدیرانی کـه از این پدیده آگاه باشند می توانند به جای تلاش در جهت حفظ و نگهداری کارکنان، با استخدام کارکنان جدید در وقت، انرژی و منابع ارزشمند مالی سازمان صرفه جویی های قابل ملاحظه ای بعمل آورند.
همانگونه که مشخص است این شیوه از تجزیه و تحلیل معتقد است گاهی اوقات وجود نرخ نسبتاً بالای ترک خدمت می تواند کم هـزینه تـر از نـرخ پایین تر ترک خدمت باشد. توجه به ترک خدمت کلی می تواند گمراه کننده باشد. برای اجتناب از این امر، لازمست توجه نماییم کـه چه گروهی از کارکنان مایل به ترک سازمان می باشند. اینکه آیا ترک خدمت یک فرد معین می تواند به نفع سازمان باشد یا بـه ضرر آن، تا حدی بـه عملکرد شخص مورد نظر کـه مایل به خروج از سازمان است بستگی دارد: آیـا این فرد کسی است کـه سازمان باقیماندن وی را تـرجیح می دهـد ۱؟ در این زمینه نیز مطالعات مختلفی صورت گرفته که مشهور ترین آن ها مطالعه انجام شده توسط مارتین و بارتون می باشد ۲٫ این محققین معتقدند با
توجه به این که ترک خدمت کارکنان هم دارای پیامدهای مثبت و هم عوارض منفی می باشد، باید فرایند ترک خدمت کارکنان را در سازمان به گونه ای تحت تاثیر قرار داد که اثرات و پیامدهای مثبت آن به حداکثر رسیده و عوارض منفی آن به حداقل ممکن کاهش یابد. حداکثر نمودن پیامدهای مثبت ترک خدمت مستلزم آگاهی و اداره موثر فرایند ترک خدمت در چارچوب پارامتر های موجود در برنامه استراتژیک سازمان می باشد .
ماتریس عملکرد ـ قابلیت جایگزینی۱
در هر بخشی که پیرامون مساله ترک خدمت کارکنان به عمل می آید، با یستی به این نکته توجه داشت کـه در برخی موارد، ترک خدمت کارکنان امری اجتناب ناپذیر است. حداکثر نمودن اثرات ترک خدمت به شیوه ای توام با موفقیت ، مستلزم تمرکز بر انواع خاصی از ترک خدمت است که امکان تاثیرگذاری و کنترل سازمان برآن وجود دارد .
در اداره امور مربوط به ترک خدمت کارکنان، عمده ترین هدف بایستی نگهداشتن افرادی باشد که بر حسب دو عامل زیر برای سازمان ارزشمند هستند:
عملکرد
قابلیت جایگزینی
در اینجا عملکرد بیانگر میزان بهره وری فرد می باشد که توسط ارزشیابی های مافوق بر اساس شاخص های عینی نظیر میزان تولید، حجم فروش یا مقدار خدمات ارائه شده توسط وی، سنجیده می شود. علاوه بر معیارهای مذکور، موارد مشابهی نظیر توانایی فرد برای کار کردن با سایرین در سازمان یا توان بالقوه وی جهت پذیرش مسئولیت نیز میتواند مورد توجه قرار گیرد. در شرایط عادی سازمانها ترجیح میدهند که کارکنان دارای عملکرد ضعیف را از دست داده و کارکنان دارای عملکرد مطلوب را در سازمان حفظ نمایند.
قابلیت جایگزینی نیز عمدتاً از ویژگیهای محیطی و موقعیت(۱) ناشی می شود و با توانایی سازمان در
پر کردن یک پست با یک فرد جایگزین که دارای مهارتها، توانایی ها و تجربیات کاری مورد نیاز می باشد و سازگاری لازم جهت انجام کار در سطح مناسب را نیز داراست، در ارتباط می باشد. بر این اساس پستها و مشاغلی که جایگزینی در آنها مشکل است نوعاً دو گونه می باشند:
۱ ـ پستهایی که در آن کسب اطلاعات و آگاهی های خاص در زمینه برخی ابعاد و اوضاع سازمانی یا محیطی هم مشکل است و هم وجود چنین اطلاعاتی جهت عملکرد موثر در آن پست ضروری و لازم است.
۲ ـ پستهایی که مستلزم برخورداری از یک دسته مهارتها و توانایی هاست که عرضه آن ها در بازار کار محدود می باشد. هم عملکرد و هم قابلیت جایگزینی فرد توسط سازمان ، روابط مهمی با پیامدهای ترک خدمت در یک سازمان دارند. نتایج سازمانی این دو عاملدر رابطه با ترک خدمت را می توان در ماتریس عملکردـ قابلیت جایگزینی که در شکل(۹-۲) نمایش داده شده، مشاهده نمود.
آسان قابلیت جایگزینی مشکل
ترک خدمت غیر کارکردی ( حفظ B
پرسنل، آموزش و بهسازی کارکنان) ترک خدمت بسیار غیرکارکردی A
(حفظ پرسنل، آموزش و بهسازی کارکنان
فراهم نمودن حمایت و پشتیبانی لازم ازآنان)
کارکردی یا غیر کارکردی بودن D