دسترسی به منابع، برقراری ارتباط، منابع خاکستری

 

۲-۱-۵-۱۶استاندارد
“آنچه طبق قرارداد، سنت، یا قوانین، نمونه‌ای برای سرمشق به‌کار می‌رود و اجرای آن قبول عام یابد” (سلطانی و راستین، ۱۳۷۹، ص. ۱۲ نقل در محسنی، ۱۳۸۲). استانداردها مدارکی هستند که در آن شرایط تولید یک محصول صنعتی یا کشاورزی و مشخصات دقیق آن، نوع و کیفیت محصول و یا شرایط به کار گرفتن یک روش ارائه می‌شود. این مدارک با توجه به محتوای آن برای شرکت‌ها و مؤسسات تولیدی، صنعتی و همچنین مؤسسات تحقیقاتی ارزش کاربردی بسیاری دارند و لازم است کتابداران (به‌ خصوص کتابداران مؤسسات تولیدی و صنعتی) نسبت به چگونگی انتخاب و تهیه آن شناخت کافی داشته باشند. استانداردها معمولا توسط مؤسسات ملی استاندارد در هر کشور تدوین می‌گردد و مؤسسات بین‌المللی از قبیل سازمان بین‌المللی استاندارد به تدوین و انتشار استانداردهای بین‌المللی می‌پردازند. این قبیل استانداردها را می‌توان از مؤسسات ملی استاندارد هر کشور تهیه کرد. در ایران نیز این قبیل استانداردها را می‌توان از مؤسسات ملی استاندارد هر کشور تهیه کرد. در ایران نیز مؤسسه استاندارد و تحقیقات صنعتی ایران مسئول تهیه استانداردهای ملی است و از این طریق می‌توان به تهیه استانداردهای ملی یا بین‌المللی مورد نیاز اقدام نمود (همان).
۲-۱-۵-۱۷جزوه
“اثر چاپی کوچک شامل چند صفحه که با نخ یا سیم به هم دوخته شده باشد و به طریق دیگری صحافی نشده باشد و معمولا دارای جلد کاغذی است. تعداد صفحات یک جزوه مطابق با استاندارد یونسکو حداکثر ۴۹ صفحه و از این تعداد به بالا کتاب نامیده می‌شود (سلطانی و راستین، ۱۳۷۹، ص. ۱۱۸).
جزوه‌ها ممکن است حاوی مطالب علمی، آموزشی، سیاسی، اجتماعی و… باشد و کتابداران باید متناسب با نوع کتابخانه و محتوای جزوه‌ها به تهیۀ اقلام مورد نیاز اقدام کنند (همان، ص. ۳۳)
۲-۱-۵-۱۸بروشور
اصطلاحنامۀ کتابداری دو تعریف زیر را از بروشور ارائه داده است:
“اثری چاپی کوتاه شامل چند برگ که با نخ یا سیم به هم دوخته شده باشد و به طریق دیگری تجلید نشده باشد. از لحاظ ادبی یک اثر دوخته شده را بروشور گویند. این کلمه از فرانسه Brocher به معنای بخیه گرفته شده است. ۲- برگ کوچک تا شده حدوددو یا چهار صفحه، که روی آن یا پشت و روی آن مطالبی چاپ شده باشد، ولی دارای دوخت یا جا نباشد. غالبا به منزله بروشور یا جزوه‌ای بسیار نازک به‌کار می‌رود. در معنی شماره ۲ معادل انگلیسی آن Leaflet است ولی چون در فارسی معادل خاصی ندارد معنی ان ذیل بروشور آورده شده است. شاید کلمه “برگچه” معادل بدی نباشد.” از بروشور معمولا برای بازاریابی یا معرفی کالا، خدمات، سازمان‌ها و شرکت‌ها استفاده می‌کنند و ارزش آن‌ ها روزآمد بودن آن‌ هاست و در صورت تماس با آن‌ ها به‌صورت رایگان ارسال می‌شود. ناشران و تولیدکنندگان پایگاه‌های اطلاعاتی نیز برای معرفی انتشارات و محصولات خود معمولا بروشور چاپ می‌نمایند که در صورت درخواست کتابخانه‌ها برای آن‌ ها ارسال می‌شود (همان).
۲-۱-۵-۱۹ اسلاید
قطعه‌ای از فیلم یا سایر مواد شفاف که حاوی یک تصویر ثابت است و در قالب مخصوصی از جنس مقوا یا پلاستیک قرار دارد. اسلاید معمولا به‌تنهایی مورد استفاده قرار نمی‌گیرد و برای تکمیل اطلاعات ارائه شده در سخنرانی‌ها، کلاس‌های درس، کارگاه‌های آموزشی و سایر همایش‌ها به نمایش درمی‌آید، زیرا به تفهیم موضوع‌های مورد بحث کمک می‌کند و علاقه به مطالعه را برمی‌انگیزد (عمادخراسانی، ۱۳۹۱، ص. ۲۴۴).
۲-۱-۶مدیریت منابع خاکستری
در دهه ۱۹۷۰ توجه زیادی به مدیریت منابع خاکستری شده است. مطالعه روی جنبه‌های گوناگون این منابع از جمله نمایه‌سازی و فهرست‌نویسی، اشاعه و انتشار، بازیابی داده‌ها و نظایر آن افزایش یافت. محور اصلی این توجهات شناسایی منابع خاکستری و تامین دسترسی به آن‌ ها بود (دکارواهو، ۱۳۸۳، ص. ۳۴۰).
با توجه به شناسایی و فراهم آوری، منابع خاکستری یک میانجی بین آثار منتشرشده و منتشر نشده هستند. منابع خاکستری، متون و منابع چاپ شده هستند اما توسط ناشران تجاری منتشر نمی شوند. ناشران می‌توانند اختصاصی باشند مثلا یک شرکت، یک موسسه دولتی، یک موسسه پژوهشی، و یا یک بنیاد (اصنافی، ۱۳۹۲، ص. ۲۷).
جامعه باید نویسنده را بشناسد، اما گاهی اوقات درصد کمی از نوشته‌ها وارد چرخه مرسوم نشر می‌شوند و جامعه از آن‌ ها بی‌اطلاع می‌مانند، این انتشارات همان انتشارات خاکستری‌اند که در این‌صورت دسترسی به آن‌ ها مشکل می‌شود. اینترنت،جستجو و دسترسی به منابع خاکستری را از طریق موتورهای جست‌وجو و مرور وب‌سایت‌هایی مانندwww.science.govوwww.osti.gov/graبهبود می‌بخشد. یک کتابخانه/کتابدار منابع خاکستری را مورد توجه قرار می‌دهد و ممکن است دیگری مورد توجه قرار ندهد، آن‌چه در این‌جا مهم است فراهم‌آوری و دسترسی به این منابع است (همان، ص. ۲۸).
برای توسعه سیاست‌ها و خط‌مشی‌های مجموعه منابع‌خاکستری نظرات مختلفی بیان شده است البته مخالفت‌هایی نیز در این زمینه وجود دارد. درک اهداف سازمان مادر شیوه‌ای است که به کتابداران کمک می‌کند که خط‌مشی‌های این مجموعه‌ها را مشخص کنند. خط‌مشی منابع خاکستری مانند خط‌مشی‌های منابع سنتی است که در آن نوع منابع، قالب، اطلاعاتی درباره محدودیت‌های جغرافیایی و زبانی بیان می‌شوند. به طور کلی تمرکز این خط‌مشی‌ها روی تصمیم‌گیری‌های مربوط به هزینه‌ها، یا جلوگیری از ازدیاد دسترسی رایگان به‌صورت دیجیتا
ل از این منابع و حتی شرایط انتخاب این منابع در
آینده است.به جز شناخت اهداف سازمان مادر، ربط موضوعی این منابع و تقاضای کاربران از جمله فاکتورهای دیگر انتخاب این منابع است (اسایانده و آکپبور، ۲۰۱۲، ص. ۶).
خرید، سازماندهی و نگهداری از منابع خاکستری یکی از سخت‌ترین وظایف کتابداران است. پیدا کردن این اسناد کوچک نیاز به تخصص موضوعی کتابداران و دیگر کارکنان کتابخانه دارد. در این اسناد، کار مستندسازی از اهمیت خاصی برخوردار است و تکنولوژی‌های دیجیتال، استفاده ملی و بین‌المللی از آن‌ ها را آسان کرده‌ است(تلا، ۲۰۰۶؛ نقل در اسایاندو آکپبور، ۲۰۱۲، ص. ۷).قبل از تهیه این منابع، کتابداران باید به شناسایی این منابع و محل دسترسی به آن‌ ها بپردازند. بنابراین پیدا کردن ناشران این منابع، اولین و مهم‌ترین قدم در فرایند خرید این منابع است و شاید سخت‌ترین بخش مربوط به تهیه منابع خاکستری این است که مکان خاصی مانند فهرست ناشران یا کتابشناسی‌ها که کتابداران را با انتشارات جدید این نوع منابع آشنا کند، وجود ندارد. برای جستجوی منابع خاکستری کتابداران باید به بررسی روزنامه‌ها، گزارش کنفرانس‌ها، سمینارها، کارگاه‌ها و… بپردازند. شایداین منابع به شرح مذاکره‌ها یا مقاله‌ها و گزارش‌های آن‌ ها بپردازند. به طور سنتی، رسانه‌های خبری مهم‌ترین منبع اطلاعات هستند، بعلاوه باید به منابع منتشرشده مانند مجلات،خبرنامه‌ها وفهرست‌های الحاقی نیز توجه داشت (اسایانده و آکپبور، ۲۰۱۲، ص. ۷).
برقراری تماس‌های شخصی با دانشگاه‌های بین‌المللی برای دریافت منابع جدید و انتشارات زودگذر برای بدست آوردن این منابع می‌تواند مناسب باشد. برقراری ارتباط با دانشگاه‌های جهان، محققان، و کسانی که روی پروژه‌های خاصی کار می‌کنند، از جمله دانشجویان فارغ‌التحصیل و کتابداران، بهترین افراد برای این ارتباطات هستند. و درنهایت، مهم‌ترین ویژگی کتابدار این است که باید دارای یک حس کنجکاوی قوی و تمایل برای پرسیدن باشد، زیرا این روش مهم‌ترین راه پیداکردن انتشارات منابع خاکستری است (همان).
روش های فراهم‌آوری منابع خاکستری به ترتیب زیر است:
خرید: برخی از فروشندگان یا واسطه‌ها درباره کارهای تحقیقاتی که در دانشگاه‌ها صورت می‌گیرد آگاهی‌رسانی می‌کنند که در صورت نیاز می‌توان منابع خاکستری را از طریق آن‌ ها خریداری کنند.
اهدا: برخی از سازمان‌ها و افرادی علاقه مند انتشارات خود را برای کتابخانه‌ها ارسال می‌کنند. این کار کمک زیادی به گسترش مجموعه منابع خاکستری کتابخانه‌ها می‌کند.