سازماندهی اطلاعات، پردازش اطلاعات، حافظه سازمانی

 

توزیع مؤثر اطلاعات، ارزش اطلاعات را افزایش می‌دهد، چرا که همه بخش‌های سازمان به اطلاعات سازمان دسترسی پیدا می‌کنند و از آنها در تصمیم‌گیری‌های خود استفاده می‌کنند.
تفسیر اطلاعات
سومین مرحله یادگیری‌مداری، تفسیر اطلاعات است. دفت و ویک (۱۹۸۴) تفسیر را بعنوان فرایندی که در آن اطلاعات معنادار می‌شود و فرایند ترجمه وقایع در سازمان‌ها و ایجاد درک مشترک در سازمان معرفی کردند.
به منظور اینکه سازمان یاد بگیرد، باید یک توافق عمومی در معنای اطلاعات و استلزامات آن برای کسب و کار وجود داشته باشد (دی، ۱۹۹۴ الف). برای اطمینان از اینکه کل اطلاعات در سازمان مد نظر قرار گرفته است، باید جلسات بحث و گفتگویی برای تبادل اطلاعات و بحث‌هایی مانند جایگاه‌های ارتباطی، نقش‌های یکپارچه‌کننده، سازمان‌های ماتریسی، جلسات چهره به چهره و استفاده از فن‌آوری اطلاعات در سازمان برگزار شود.
شکل مشخصی دادن به فرایند تفسیر اطلاعات بسیار مهم است. تفسیرهای ناهمگون و متعارض توسط واحدهای سازمانی که دارای اهداف متفاوتی هستند، به طور اجتناب‌ناپذیری منجر به عدم توافق‌ها می‌شود. اجازه دادن به ایجاد چنین اختلافاتی باعث بحث‌های احساسی و خصمانه و در نهایت اختلافات بلند مدت بین واحدهای اصلی سازمان می‌شود. برای حل مؤثر تعارضات، به استفاده از فرایندهای ساختاردهی شده برای از بین بردن مخالفت‌ها نیاز است.
برخی از تئوریسین‌ها مانند سینکولا (۱۹۹۴)، اندازه‌گیری تفسیر اطلاعات را مشکل می‌دانند. اما هوبر (۱۹۹۱)، ۴ عامل قابل اندازه‌گیری را ارائه کرده است که بر تفسیر اطلاعات تأثیر می‌گذارند. این عوامل عبارتند از: نقشه‌های شناختی، غنای رسانه‌ای، ظرفیت اطلاعات و به فراموشی سپردن.
نقشه‌های شناختی
نقشه‌های شناختی همچنین با نام مدل‌های ذهنی یا منطق‌های مسلط نیز شناخته می‌شوند. آنها شیوه‌هایی را برای سازماندهی اطلاعات به این منظور که این اطلاعات تفسیر شود، ارائه می‌دهند. استفاده آگاهانه از نقشه‌های شناختی بسیار ضروری است، به این خاطر که زمانی که اطلاعات در واحدهای مختلف سازمانی توزیع می‌شود، معمولاً به یک شکل طراحی یا شناسایی نمی‌شود. به علاوه نقشه‌های شناختی واحدهای مختلف سازمان، به خاطر اینکه هر یک از آنها دارای مسؤولیت‌های متفاوتی هستند، با هم فرق می‌کند. احتمال کمی وجود دارد که تفسیرهای یکسان صورت بگیرد، مگر آنکه نقشه‌های شناختی آگاهانه مورد استفاده قرار گیرد.
غنای رسانه‌ای
غنای رسانه‌ای به درجه‌ای که اطلاعات توسط فرستنده و گیرنده پیام با یک معنا برداشت می‌شود، اطلاق می‌شود.
ظرفیت اطلاعات
ظرفیت اطلاعات به میزان اطلاعاتی که گیرنده اطلاعات در حال حاضر در حال پردازش است، گفته می‌شود. اطلاعات در صورتی که میزان اطلاعات از ظرفیت گیرنده برای پردازش اطلاعات بیشتر باشد، دارای اثر کمتری خواهد بود. از آنجا که ظرفیت اطلاعاتی در واحدهای مختلف، یکسان نیست، بنابراین احتمال زیادی وجود دارد که تفسیر اطلاعات نیز در بین واحدها یکسان نباشد.
به فراموشی سپردن
به فراموشی سپردن فرایندی است که طی آن یادگیرندگان، دانش‌های قدیمی و گمراه کننده را کنار می‌گذارند (هدبرگ، ۱۹۸۱). این فرایند سه تأثیر کوتاه مدت بر سازمان دارد:
سازمان در جاهایی که دانش قبلاً یافت شده بود، غیر فعال می‌شود.
یک تحقیق متمرکز از داخل یا خارج از شرکت به منظور به دست آوردن یک حقیقت جایگزین آغاز می‌شود.
یادگیری جدیدی برای جایگزینی دانش کنار گذاشته شده صورت می‌گیرد.
حافظه سازمانی