سیستمهای اطلاعات مدیریت، سیستم های اطلاعاتی، سیستمهای اطلاعاتی

 

کیفیت اطلاعات و کارایی فرایند آن ، در صحیح ، مرتبط ، به موقع و مطلوب بودن آن جلوه گر می شود . سرعت عمل مدیر در تصمیم گیری و درستی تصمیم او بستگی تام به کم و کیف اطلاعاتی دارد که در دسترس او قرار می گیرد . همچنین باز خورد اطلاعاتی و تصمیم ؛ امکان اصلاح تصمیمات و غنی سازی آنها را برای مدیران فراهم می سازد ( طالقانی، 1382).
2-14 سیستمهای اطلاعاتی
نگرش سیستمی به جهت جامعیت بالقوه، به یکپارچگی و هماهنگی اطلاعات موجود در سازمان کشیده میشود و عالیترین نمود نگرش سیستمی به سازمانها، به استقرار سیستمهای اطلاعات مدیریت منجر
میشود. این سیستمها که گردآوری و سازماندهی دادهها و تولید اطلاعات و انتقال آن را به مدیران به انجام میرسانند، همچون ناظری مقتدر در تمامی سطوح سازمانها حضور یافته و حیطه معرفتی مدیر را توسعه داده و بینش وی را برای اتخاذ تصمیمها صحیح مهیا میسازد (طالقانی، 1382).
به علت گستردگی و پیچیدگی موجود در سیستمها، مدیران اطلاعات و متخصصان اطلاعاتی به سیستمهای اطلاعاتی یعنی سیستمهایی که به کمک ابزارهای رایانه ای و فن آوری اطلاعات به گرد آوری اطلاعات و پردازش سیستمهای میپردازند روی آوردهاند.البته سیستمهای اطلاعاتی به آن نقطه نرسیده اند که بتوانند فکر کنند. برنامهریزی کنند و به چگونگی تغییرات واکنش دهند. هنوز چندین اتاق برای افراد که این سیستمها را اداره میکنند وجود دارد. باید توجه داشت که فقط یک اقلیت کوچکی از این افراد عملاً سیستم های رایانهای یا سیستم های فن آوری اطلاعات را طراحی میکنند. تعداد زیادی از این افراد کاربر نهایی هستند مانند مدیران، کارکنان اداری ودیگران که ازرایانه درزمینههای شغلی خود استفاده میکنند (کورتین و همکاران، 1998).
انبوه اطلاعاتی که در پایگاههای داده شرکتها ذخیره میشود اکثراً آنقدر زیاد هستند که برای مدیران، بیمعنی (و غیر قبل استفاده) میشوند. این آنارشی هرج و مرج در حجم انبوه اطلاعات نیاز به یک سیستم اطلاعاتی برای ردهبندی و تقسیمبندی آن برای استفاده هر چه بیشتر ازآن است. سیستمهای اطلاعاتی ریشه در تصاویر غارها دارند و اعضای یک قبیله با استفاده از این سیستمهای بسیار اولیه داد و ستدهای خود را انجام میدادند. وقتی میزان دادوستدها اندک و تعداد افرادی که با یکدیگر ارتباط برقرار میکنند انگشت شمار باشد میتوان کارها را با استفاده از این سیستمها انجام داد، اما چنانچه میزان معاملات افزایش افزایش پیدا کند و افراد بیشتری نیز در این فعالیتها درگیر شوند سیستمهای مورد استفاده باید به مراتب پیشرفتهتر شود (بهان، 1377).
باید توجه داشت که سیستمهای اطلاعاتی با مدیریت اطلاعات تفاوت دارند، بطوریکه سیستمهای اطلاعاتی در خدمت مدیریت اطلاعات تحت عنوان سیستمهای اطلاعات مدیریت قرار گرفته و از آن استفاده میکند. سیستمهای اطلاعاتی به معنی گرد آوری ، ذخیره ، پردازش ، پردازش اشاعه و استفاده از اطلاعات است این مسئله به نرم افزار و یا سخت افزار محدود نمیشود بلکه اهمیت انسان و هدفهایش را در استفاده از فن آوری، ارزشها و معیارهایی که در این انتخاب به کار میرود. همچنین ارزیابی نهایی از اینکه این ابزار وسیلۀ برای رسیدن به هدفهایش بودهاند یا خیر را در بر میگیرد. در صورتی که هدف از مدیریت اطلاعات ارتقای کارآیی سازمان از طریق تقویت تواناییهای آن برای بر آورد نیازهای درونی و برونی آن در یک وضعیت فعال و پویا، تثبیت شده است. امروزه مدیران ارزش رقابتی و استراتژیکی سیستمهای اطلاعاتی را به خوبی تشخیص میدهند. در میان سرمایههای یک سازمان اعم از نیروی انسانی، و برای تماس و اطلاع رسانی از سیستمهای کامپیوتری استفاده میشود. این سیستم اطلاعاتی موجب خواهد شد که تماسهای بین مقامات بالا و پایین سازمان و کارآیی بیشتری صورت گیرد . برای مثال، رئیس شرکت معروف میکرو سافت، از طریق سیستم پست الکترونیکی شرکت، به صورت منظم با کارکنان در تماس است او هر روز به تعداد زیادی از پیامها پاسخ میدهد. در شرکت زیراکس هر ماه از 40 هزار مشتری نظر خواهی میشود، این دادهها جمع آوری و خلاصه میشوند و نتیجه به مقامات بالای سازمان داده میشود.
2-15 سیستم های اطلاعات حسابداری
سیستم اطلاعرسانی درهر سازمانی اهمیت وافری در فرایند تصمیمگیری دارد.برای پردازش این اطلاعات از رایانهها و فنآوری پیشرفته استفاده میکنند و از راه این اطلاعات وضعیت و نحوه عملکرد سازمان را به صورتی تجزیه و تحلیل، طبقهبندی و تنظیم میکنند که بتواند بر تصمیمگیری در سازمان به شیوه مؤثر کمک کند (وین و همکاران، 2004).
اصولاً سیستم حسابداری به عنوان یکی از اجزای کلیدی و مهم سیستم کلی یک سازمان طراحی میشود. به عبارت بهتر سیستم حسابداری یکی از اجزای سیستم اطلاعاتی مدیریت است که خود این سیستم هم به عنوان یکی از سیستمهای مورد نیاز سازمان به عنوان یک واحد اقتصادی مطرح است. حال برای اینکه بتوان از سیستم حسابدرای استفاده مؤثر کرد باید توقعات خود را از سیستم مشخص کرد و این توقعات از سیستم باید در راستای اهداف بلند مدت واحد اقتصادی استفاده شود تا بتواند بنگاه اقتصادی را در هر چه بهتر استفاده کردن از منابع محدود به منظور رسیدن به اهداف کمک کند (دستگیر و غالبی، 1389).
سیستم اطلاعات حسابدرای به عنوان یک واسطه و رابط عمل میکند که از طریق آن سه متغیر مجزا، رفتار سازمانی را تحت تأثیر قرار میدهند. سیستم اطلاعات حسابداری اطلاعاتی دربارۀ وقایع اقتصادی فراهم میکند و تص
میمگیرنده از آن در برنامه ریزی، نظارت و کنترل سازمان استفاده میکند. طبق نظر آنها فرایند تصمیم گیری تابعی از سه متغیر 1)اهداف 2) مفاهیم 3)نمادها است. براساس این نظریه سیستم اطلاعات حسابداری باید بتواند اطلاعات قابل فهم و قابل مقایسه ایجاد کند تا استفاده کنندگان بتوانند با آن دادهها کار کنند و قادر شوند آنها را به مفاهیم اقتصادی مورد نیاز خود تبدیل کنند (دیوید و همکاران، 2005).
2-16 عوامل مؤثر بر سیستم اطلاعاتی حسابداری
عوامل بسیار زیادی بر عملکرد سیستم اطلاعاتی حسابداری تأثیر می گذارند ، معمولاً در تحقیقات انجام شده به یک یا حداکثر دو عامل توجه شده است به همین دلیل، نتایج آنان معمولاً متضاد بوده است. عواملی که بیشتر مورد بررسی قرار گرفتهاند عبارتند از: نقش مدیران ارشد، ایجاد کمیتهی راهبری، طرح اولیه، طراحی و توسعهی برنامهی اولیه، منابع مالی، مشارکت کاربران در طراحی سیستم، نگرش مثبت کاربران به سیستم اطلاعاتی و عامل فنی (دال، 1958).
2-17 امنیت اطلاعات در سیستمهای اطلاعاتی حسابداری
سیستم اطلاعات حسابداری، داده‌های مالی را به اطلاعات مالی تبدیل می‌کند و این اطلاعات به گروه وسیعی از تصمیم‌گیرندگان ارائه می‌شود (ودیعی و موسوی‌نژاد، 1385). اطلاعات، مهمترین منبع تصمیم‌گیری‌ است، پس باید در آن سیستم امنیت نیز برقرار گردد. کارشناسان حسابداری فناوری اطلاعات در نشست مشترک خود ((امنیت اطلاعات)) را به‌عنوان مهمترین فناوری که باید مورد توجه قرار گیرد، برگزیده‌اند. این گزینش براساس نتایج حاصل از هفدهمین نظرخواهی سـالانه 10 فناوری برتر به‌وسیله انجمن حسـابداران رسمی امــریکا صورت گرفته است؛ به‌گونه‌ای که در فهرست 10 فناوری برتر سال 2006، فناوری کشف و انهدام نرم‌افزارهای جاسوسی به‌چشم می‌خورد. این فناوری، برنامه‌هایی را که به ‌صورت پنهان و بدون اطلاع و اجازه در پی جمع‌آوری و انتقال اطلاعات محرمانه بهره‌برداران سیستمهای اطلاعاتی است، کشف و منهدم می‌کند (صفار، 1385) .اهمیت و میزان اتکاپذیری اطلاعات مالی برای تصمیم‌گیری‌ گروههای ذینفع، در دنیای امروزی برای همگان روشن است. امنیت اطلاعات به‌عنوان مهمترین ابزار تصمیم‌گیری‌، به نحوی محسوس است. امروزه به جرأت می‌توان گفت که هر تصمیم مدیریتی، آثار و نتایج مالی در پی دارد و به همین جهت، مدیریت برای هر تصمیم‌گیری‌ به اطلاعات مالی نیازمند است (میرمجربیان و شهشهانی، 1385). وظیفه تهیه اطلاعات و پردازش آنها به عهده سیستمهای اطلاعات مالی است، به‌طوری که امنیت نیز در آن سیستم برقرار شده باشد. امنیت اطلاعات سیستمهای مالی عبارت است از فرایندها و روشهایی که برای حفظ سیستمهای اطلاعات مالی در برابر تهدیدهای درون‌سازمانی و برون‌سازمانی به‌کار گرفته می‌شود. وجود امنیت در سیستمهای اطلاعات مالی باعث ارتقای ویژگیهای کیفی اطلاعات حسابداری خواهد شد و امنیت گزارشهای مالی زمانی به نتیجه مطلوب خواهد رسید که مبتنی بر اطلاعات صحیح و قابل اتکا باشد. یکی از الزامات جامعه‌ای پویا و سالم برای فعالیتهای مالی و اقتصادی، وجود فضای مطمئن و امن است. حسابداران باید با دانش و تجربه خود توانایی ایجاد چنین فضایی را داشته باشند. همچنین به‌منظور اطلاع‌رسانی به‌هنگام و مفید برای استفاده‌کنندگان، حسابرسان باید امنیت صحت و اعتبار اطلاعات مالی را به‌موقع تضمین کنند (ودیعی و موسوی‌نژاد، 1385). در این راستا، حسابرسان باید ریسکهای ممکن را که منجر به تحریف اطلاعات و کاهش اعتبار اطلاعات مالی به‌دلیل نبود امنیت در سیستمهای اطلاعات حسابداری می‌شوند، شناسایی و ارزیابی کنند. تمام مواردی که در بخش قبلی برای امنیت در سیستمهای اطلاعاتی بیان گردید، برای ایجاد امنیت در سیستمهای اطلاعات مالی ضروری به نظر می‌رسد؛ به‌ویژه اینکه سطوح دسترسی افراد مجاز به هر بخش باید تعریف و قفلهای نرم‌افزاری و سخت‌افزاری برای این دسترسی‌ها طراحی شوند. همچنین، کنترلهای دوره‌ای به صورت دستی برای محاسبات، ثبت‌ها و گزارشهای مختلف، روشی برای اطمینان از نبود ویروس در سیستم اطلاعات مالی می‌باشد.
2-18 ویژگیهای کیفی اطلاعات حسابداری
از مهمترین عوامل توسعه اقتصادی کشورها، وجود سیستم های اطلاعاتی مناسب است. اطلاعات موجب آگاهی شده و از عدم اطمینان میکاهد، افراد را تحت تأثیر قرار داده و برای انجام اقدام هایی آنها را بر میانگیزد. در شرکتهای تجاری از گونه های متعدد اطلاعات برای تصمیم گیری های اقتصادی و گزارشگری استفاده میشود. با توجه به اینکه ما در یک اقتصاد و اجتماع اطلاعات یکار کرده و در یک جهان اطلاعات یزندگی میکنیم، شناسایی و مدیریت اطلاعات شرکتی نیازمند یک انضباط خاصی است؛ به طوری که در دسترس بودن اطلاعات به تنهایی و بدون در نظر گرفتن کیفیت آن، دیگر یک راهبرد مفید نیست (واند و وانگ، 1996). اغلب ما به طور تلویحی متکی به کیفیت اطلاعات حسابداری هستیم که در تصمیمگیری از آنها استفاده میکنیم. کمیتۀ تدوین استاندادردهای حسابدرای مالی، هدف اصلی گزارشگری مالی را ارائه اطلاعات مفید برای تصمیمات اقتصادی و تجاری معرفی میکند. بنابراین هدفهای گزارشگری مالی و مبانی حسابداری ایجاب میکند؛ اطلاعاتی که گزارشگری مالی فراهم میآورد از ویژگیهای معینی بر خوردار باشند. این ویژگیها را به عنوان ویژگیهای کیفی اطلاعات حسابداری مینامند (مفاهیم نظری گزارشگری مالی، 1386).
مدیران برای اداره فعالیت روزمره،
تدوین راهبردهای آینده و ارزیابی عملکرد گذشته به اطلاعات حسابداری نیاز دارند. بیشتر تصمیماتی که در واحد تجاری- تولیدی اتخاذ میشود، به نحوی بر اطلاعات حسابداری مبتنی است. اهمیت هزینه های مستقیم و غیر مستقیم، بازاریابی، حقوق و دستمزد و قیمت تمام شده سبب شده است که مدیران به اطلاعات حسابداری قابل فهم، مربوط، قابل اتکا، قابل مقایسه و به موقع نیاز داشته باشند. بنابراین اطلاعات حسابدرای که برای مدیران تهیه میشود باید دارای ویژگیهای زیر باشد:
قابل فهم بودن: اطلاعات مالی باید برای مدیران قابل فهم باشد. دانش مالی و نحوه ارائه اطلاعات با این ویژگی در ارتباط است.
مربوط بودن: اطلاعات مالی بایدبامسئله یاتصمیم دردست بررسی مرتبط شود. اطلاعاتی که به موقع تهیه وبرای ارزیابی تصمیم گذشته وپیش بینی آینده مؤثرواقع شودمربوط محسوب میشود.