فرایندهای نظارت و کنترل، ایجاد انگیزه در کارکنان، اندازه گیری عملکرد


 

شاید مهم ترین مساله ای که وجود کنترل را ضروری می سازد، ان باشد که پیش بینی ها و برنامه های عملیاتی در سازمان همواره با درصدی خطا توام اند و برای رفع این خطاها و اصلاح عملیات، نظارت و کنترل تنها راه چاره است.
البته تاکید برضرورت وجود نظارت و کنترل و سفارش به داشتن یک نظام قوی و دقیق، به معنای توصیه به نداشتن اعتماد به کارکنان نیست، بلکه دریک عبارت کوتاه می توان گفت: اعتماد در سازمان خوب است، ولی نظارت لازم است؛ یعنی هم باید به کارکنان سازمان اعتماد کرد و کارها را به انها واگذار نمود و هم نسبت به عملکرد انها نظارت و کنترل مناسبی انجام داد و این دو، هیچ تضاد و منافاتی باهم ندارند؛ چراکه نظارت و کنترل، تنها جستجو و تکاپو برای دست یابی به نقاط ضعف وکاستی های کارکنان و برنامه های سازمان نیست بلکه در نظارت صحیح و اصولی، هم باید به دنبال یافتن نقاط قوت برنامه ها و تواناییهای افراد بود، و هم در پی یافتن نقاط ضعف برنامه ها وکاستیهای کارکنان سازمان؛ زیرا شناخت نقاط مثبت و استعدادها و تواناییهای سازمان با توجه به تواناییهای شناخته شدهء افراد، می توانند تصمیمات معقول و صحیح تری در مورد کارکنان سازمان و نقش های سازمانی انها بگیرند؛ این مسئله، هم کارایی و موفقیت سازمان را به دنبال خواهد داشت و هم به رشد و تکامل پیشرفت کارکنان سازمان کمک خواهد کرد(اقاپیروز،همکاران،1384،ص 264).
امر نظارت و کنترل در امور لازم و ضروریست زیرا که هر سیستم یا نظامی که ساخته دست بشر باشد اگر کنترل نشود دیر یا زود متلاشی می شود. هدف نهایی هرنظام نظارت و کنترل بالا بردن سطح کارایی و ایجاد انگیزه در کارکنان و به طبع ان افزایش تولید و ارائه خدمات بهینه به مشتریان می باشد.
2-1-7 انواع نظارت وکنترل:
کنترل پیش از عمل:
این نوع کنترل ها ماهیتاً مانع بروز انحرافات می شوند. کنترل های مذکور به گونه ای طرح ریزی می شوند که از وقوع انحرافاتی که بعدا ممکن است به وجود اید جلوگیری کنند(سلطانی، کشاورز، 1383،ص 83). به طور کلی این نوع کنترل هنگامی موثر است که مدیر قادر به کسب به موقع و دقیق اطلاعات باشد و از تغییرات محیطی و پیشرفت طرحها در جهت نیل به اهداف مطلوب اگاهی داشته باشد. در این نوع کنترل به سبب عدم برنامه ریزی صحیح و فقدان منابع کافی گاهی انحرافاتی پدید می اید (رضائیان ، 1369،ص 43). بودجه مالی متداولترین عامل کنترل پیش از عمل است.
کنترل در حین انجام عملیات:
ویژگی اساسی این نوع کنترل توانایی اقدام اصلاحی در حین انجام عملیات یعنی قبل از بروز انحرافات است(سلطانی وکشاورز،1383،ص 83).
به عبارت دیگر این نوع کنترل، موانع و مشکلات را قبل از وقوع پیش بینی می کند و انجام اصلاحات را ممکن می سازد(الوانی،1388،ص 121).
کنترل تفکیکی یا (بلی_خیر):
کنترل بلی _خیر یا رفتن یا نرفتن فرایندی است که بدان وسیله جنبه های خاصی از اقدامی که باید تصویب شود یا شرایط خاصی که پیش از ادامه کار باید تائید گردد مشخص خواهد شد. در حال حاضر تعداد زیادی از سازمانها مثل تویوتا یا فورد به کارگران خط تولید، مدیران و سرپرستان اختیار می دهند تا تولیدات را کنترل کنند و این اختیارات را به انان تفویض می کنند(استونر وفریمن ،1375 ،ص 1266).
کنترل بعد از انجام عملیات:
کنترل بعد از انجام عملیات، نتایج اقدامات انجام شده را ارزیابی می کند. نتایج فعالیت تکمیل شده با استانداردهای معین تطبیق داده می شود چنانچه انحرافی وجود داشته باشد اقدامات اصلاحی برای بهبود عملیات اینده، انجام می گیرد. این نوع کنترل، بازخور نیز نامیده می شود(سلطانی و کشاورز، 1383،ص 83).
2-1-8 فرایندهای نظارت و کنترل:
تعیین استاندارد عملکرد، 2) تعیین شیوه‌ای برای اندازه گیری عملکردجاری، 3) مقایسه عملکرد با استاندارهای مشخص، 4) انجام اقدامات اصلاحی درصورت مشاهده انحراف(فرج وند،1386،ص 16).
اینک به توضیح هرکدام از اجزاء فرایندهای نظارت وکنترل می پردازیم:
تعیین استانداردهای عملکرد: دراین مرحله مدیریت باید اهداف و نتایجی راکه از اجرای برنامه انتظار دارد مشخص سازد. در صورتی که استانداردها به درستی مشخص نشوند امر نظارت و کنترل دچار مشکل خواهد شد. زیرا ملاک مشخصی برای مقایسه نتایج عملیات وجود نخواهد داشت.