فنون و روشهای نظارت و کنترل، اندازه گیری عملکرد، ارزشیابی عملکرد


 

تعیین شیوه‌ای برای اندازه گیری عملکرد جاری: مانند سایر جنبه های کنترل این یک فرایند مستمر دائمی و تکراری است که تکرار سنجش یا دفعات اندازه گیری به نوع فعالیت مورد نظر بستگی دارد(استونر،1375،ص 1258). در صورتی که عملکرد واقعی با استانداردهای از پیش تعیین شده مقایسه شود، حدود انحراف مشخص می شود. بدیهی است که اندازه گیری عملکرد باید به گونه ای روشن گردد و قابل تشخیص باشد(رضائیان،1369،ص 24).
مقایسه عملکرد با استاندارهای مشخص: در این مرحله باید نتایج بدست امده را به هدفهای مورد نظر یا استانداردهای از پیش تعیین شده مقایسه کرد. اگر با استانداردها مطابقت نماید، همچنین می اندیشد که همه چیز تحت کنترل است. در این صورت نباید در فعالیتهای سازمان هیچ نوع اقدام موثر یا دخالتی بنماید(استونر وفریمن،1375،ص 1259).
انجام اقدامات اصلاحی درصورت مشاهده انحراف: اگر عملکرد کمتر از استانداردهای تعیین شده باشد و تجزیه تحلیل امور نشان دهد که باید دست به اقدامی زد، این مرحله الزامی می گردد. یعنی باید اقدام اصلاحی را به عمل اورد. امکان دارد اقدام اصلاحی مستلزم تغییر در یک یا چند فعالیت سازمان باشد و یاشرکت مجبور باشد که در استانداردهای از پیش تعیین شده تجدید نظر نماید(استونروفریمن،1375،ص 1259).
2-1-9 چه چیزهای در سازمان باید نظارت شود:
افراد
همانگونه که در تعریف مدیریت اورده شده، مدیریت یعنی انجام کار همراه و به وسیلهء دیگران. انچه موجب موفقیت مدیران می شود، پیروان خوب است. بنابراین مدیران باید از عملکرد کارکنانشان اطمینان حاصل کنند که عملکردشان جهت تحقق اهداف سازمانی باشد. بهترین روش برای کسب اطمینان، اعمال سرپرستی مستقیم، نظارت بر فعالیتهایشان و ارزیابی عملکرد انان است.
منابع مالی
نخستین هدف هر موسسه ی تجاری سود اوری است. برای حصول به این هدف مدیران نظارتهای مالی را اعمال می کنند. مدیران از راهکارهای کنترل مالی استفاده می کنند که هزینه هایشان را کاهش دهند، کنترل نمایند و بهترین و کاراترین استفاده از منابع مالی را امکان پذیر سازند.
عملیات
منظور از روشهای نظارت عملیات، روشهایی است که در امور تدارکات، تولید، بازاریابی، حسابداری و نظایر ان به کار می رود و عملیات مربوط به تولید را در دوره های عملیاتی کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت بررسی می کند. در حقیقت نظارت بر عملیات شامل پیگیری فعالیتهای تولید، حفاظت و نگهداری است.
اطاعات
مدیران برای اجرای وظایف خود به اطلاعات صحیح، دقیق، کافی، با معنا و به موقع نیاز دارند. بنابراین ضروری است سیستم اطلاعاتی که داده های اطلاعاتی با خصوصیات فوق الذکر را برای مدیریت فراهم اورد در سازمان تدارک دیده می شود. چرا که با پیچیده شدن سازمانهای امروزی استفاده از این سیستم برای کنترل این سازمانها ضروری است.
عملکرد سازمان
در ارزشیابی عملکرد سازمان، عملکرد واحد ها از جهت فرایندهای برنامه ریزی، سازماندهی، رهبری، هماهنگی و کنترل عملیات، بررسی می شوند و تحت نظارت قرار می گیرند و به منظور سنجش و ارزیابی عملکرد مدیران در بخشهای وظیفه ای گوناگون نظیر فروش، تبلیغات امور مالی و همچنین ارزیابی نحوه هدایت کارکنان توسط مدیران تدابیری جهت کنترل عملکرد انان به کار گرفته می شود (اصغری، 1390، ص235).
2-1-10 فنون و روشهای نظارت و کنترل:
به منظور کنترل و انجام اقدامات اصلاحی، مدیران برخی از فنون و روشهایی جهت انجام این مهم استفاده می نمایند که به برخی از انها در زیر اشاره می گردد.
1)بودجه: عبارتست از بیان مالی و یا مقدار سیاستی که در طول مدتی معین از زمان اینده برای وصول به هدف تعیین شده ای باید تعقیب شود(اقتداری و دیگران ،1354،ص 5).