مسئولیت های اصلی مدیران فناوری اطلاعات، استفاده از فناوری، مدیریت استراتژیک

 

موجب افزایش توانایی افراد یا سازمان برای ارتباطات آسانتر، دقیق تر و کم هزینه تر می شود. (صنایعی، ۱۳۸۱: ۱۸)
۲-۳-کاربرد مدیر فناوری اطلاعات در سازمان
CIOیا مدیر انفورماتیک‌ یا مدیر اطلاعات‌ (Chief Information Officer) مدیر اجرایى ‌ارشدى‌ است که‌ مسئولیت‌ تمامى مقوله‌هاى‌ مرتبط با فناورى و سیستم‌هاى ‌اطلاعات‌ یک سازمان را بر‌ عهده‌ دارد. در حقیقت،‌این‌ افراد بهره‌گیرى‌ از فناورى اطلاعات را به منظور پشتیبانى‌ از اهداف‌ سازمان‌ مدیریت‌ و رهبرى ‌مى‌کنندCIOها با دانش و آگاهى و تسلط بر هر دو‌ مقوله‌ى فناورى و فرایندهاى کسب و کار و همچنین‌ جنبه‌هاى‌ عملیاتى‌ دیگر، به طور معمول، شایسته‌ترین و توانمندترین مدیران براى هماهنگ کردن‌ راهبردهاى‌ فناورى با راهبردهاى‌کسب و کار سازمان‌ هستندCIOها بر تهیه‌ و تامین و اجرای فناورى مورد نیاز سازمان، و فرآوری خدمات‌ ارایه‌ شده‌ توسط‌ سیستم‌هاى‌ اطلاعاتى،‌ نظارت‌ مى‌کنند.
اگر چه، گفتنى است‌ که‌ در سازمان‌هاى‌ پیشرو و بسیار بزرگ، CIO‌ها به‌ منظور تمرکز هر چه‌ بیشتر بر روى‌ مقوله‌هاى ‌راهبردى‌ و استراتژیک‌، بسیارى‌ از جنبه‌ها و مقوله‌هاى تاکتیکى‌ و عملیاتى‌ را به ‌نمایندگان‌ اجرایى‌ قابل‌ اعتماد خود تفویض‌ مى‌کنند. (الوانی، ۱۳۸۲: ۳۷)
۲-۴- مسئولیت های اصلی مدیران فناوری اطلاعات
با توجه به شرحی که پیرامون مهارت‌های عمومی و تخصصی یک مدیر فناوری اطلاعات در سازمان آوردیم، اینک به راحتی می‌توان حدس زد که مسئولیت‌های اساسی یک CIO چه‌چیزها‌یی هستند؟ این مسئولیت‌ها از یک سو به مهارت‌های عمومی مدیریتی وی و از سوی دیگر به مهارت‌های تخصصی او مرتبط هستند. (الوانی، ۱۳۸۲: ۴۲)
این مسئولیت‌ها را از دیدگاه دیگری نیز می‌توان تقسیم‌بندی کرد. اگر خوب دقت کنیم متوجه می‌شویم که برخی از وظایف یک مدیر ارشد اطلاعات در حقیقت مدیریت مقولات نرم‌افزاری مانند خود اطلاعات و نیروی انسانی مرتبط با آن و نیز جنبه‌های راهبردی مدیریت است و برخی دیگر از وظایف او با مقولاتی سخت‌افزاری مانند دستگاه‌ها و سیستم‌های کامپیوتری گره خورده است. ایده اصلی و کلی مدیریت اطلاعات در سازمان این است که یک نفر به نام CIO باید علاوه بر فراهم ساختن بستر سخت‌افزاری و نرم‌افزاری جریان اطلاعات در سازمان، زمینه گردش صحیح و بهره‌برداری مناسب از این اطلاعات و اندوخته‌های معنوی را در سازمان فراهم سازد. (الوانی، ۱۳۸۲: ۴۲)
نقش انسانی و تدبیر یک CIO در مجموعه وظایف و اختیارات او از اهمیت فوق‌العاده‌ای برخوردار است. بنابراین، مقولاتی نظیر بودجه بندی، مدیریت پروژه و مدیریت استراتژیک فناوری اطلاعات در سازمان نیز جزو مسئولیت‌های اصلی اوست. (الوانی، ۱۳۸۲: ۴۲)
۱- مدیریت خدمات و ابزارهای دپارتمانIT 
به طور طبیعی اولین انتظاری که سازمان از یک مدیر ارشد اطلاعات دارد، مدیریت روزمره خدمات و ابزارهای واحد IT سازمان است. این واحد، بستر لازم برای فعالیت‌های اطلاعاتی روزمره سایر واحدهای سازمان مانند دبیرخانه، واحد ارتباط با ارباب رجوع، حسابداری و بخش‌های دیگر را فراهم ‌می‌کند. مدیر فناوری اطلاعات در سازمان باید بر حُسن اجرای وظایف این بخش از سازمان نظارت دائمی داشته باشد. همچنین بسیار محتمل است که واحد IT، خدمات ویژه‌ای نیز به کارمندان سازمان ارائه دهد (مثل اتصال اینترنت یا سرویس ذخیره‌سازی فایل در شبکه). در این‌ صورت، مدیر اطلاعات باید بر نحوه ارائه این خدمات نیز نظارت داشته باشد. (الوانی، ۱۳۸۲: ۴۳)
۲- مدیریت کارشناسان IT 
بدیهی است که تا دو یا چند نفر به عنوان کارشناس کامپیوتر و فناوری اطلاعات در یک سازمان مشغول به کار نباشند، صحبت از مدیریت فناوری اطلاعات در آن سازمان معنایی نخواهد داشت. چنانکه پیشتر هم گفتیم، چگونگی تعامل با این کارمندان و به اصطلاح سروکله زدن با کارشناسان IT سازمان، یکی از دغدغه‌ها و مسئولیت‌های اصلی یک CIO است. (الوانی، ۱۳۸۲: ۴۴)
۳- مدیریت ارتباطات
یکی از بخش‌های مدیریت اطلاعات در سازمان، تسهیل روند آن‌دسته از ارتباطات درون و برون سازمانی است که به واسطه ابزارهای ارتباطی الکترونیکی و کامپیوتری میان کارمندان شرکت از یک سو و نیز میان کارمندان و مخاطبان فعالیت‌های سازمان از سوی دیگر صورت می‌گیرد.  نحوه دخالت مدیر ارشد اطلاعات در این زمینه بیشتر فنی و تکنیکی است. نگاه CIO به روند ارتباطات سازمان، نگاه ساختاری است. وظیفه مدیر فناوری اطلاعات در این زمینه آن‌ است که با شناسایی نقاط ضعف و قوت شریان‌های اطلاعاتی درون سازمان و نحوه اتصال آنها به بیرون از سازمان، به طور مداوم در فکر اصلاح و بهبود آن باشد به گونه ای که کارمندان سازمان برای ارتباط گیری میان خود و مراجعان و مشتریان سازمان با کمترین مانعی روبرو شوند. (الوانی، ۱۳۸۲: ۴۴)
۴- فراهم ساختن امنیت اطلاعات و ارتباطات
وقتی صحبت از زیرساخت ارتباطی و اطلاعاتی سازمان به میان می‌آید، بی‌درنگ مهمترین موضوعی که به ذهن خطور می‌کند مساله چگونگی امنیت اطلاعات و ارتباطات سازمان است. یک ساختار ارتباطی هرچقدر هم که پیشرفته باشد، اگر امن نباشد، فلسفه اصلی به‌کارگیری فناوری اطلاعات در سازمان را زیر سوال می‌برد و همه کارکردهای مثبت آن را به خطر می‌اندازد. مدیر فناوری اطلاعات در سازمان باید متوجه باشد که اگر به موازات تسهیل روند گردش اطلاعات در سازمان فکری به حال افزایش امنی
ت بستر اطلاعاتی نکند، افزایش میزان تب
ادل اطلاعات عملا به معنی به خطرانداختنِ هرچه بیشتر دانش، تجربه، سرمایه معنوی و از همه مهمتر اسرار محرمانه سازمان است که گاه ارزش اقتصادی یا راهبردی فراوان دارد. (الوانی، ۱۳۸۲: ۴۵)
۵- مدیریت دانش
از آنجا که امروزه اطلاعات، یکی از اَشکال اصلی و مهم سرمایه در سازمان‌های مترقی محسوب می‌شود، می‌توان پیش‌بینی کرد که آن‌دسته از سازمان‌ها که خود را نیازمند بهره‌گیری از توان یک مدیر ارشد اطلاعات در مجموعه کادر مدیریت سازمان می‌بینند، لابد به سطحی از پیشرفت در استفاده از فناوری اطلاعات رسیده‌اند که دانش و اطلاعات ذخیره‌شده در سازمان، به کالایی گرانبها در میان انواع سرمایه ها و داشته‌های سازمان تبدیل شده است. مدیریت دانش یا Knowledge Management در واقع یک مدیریت استراتژیک است. همان‌طور که کنترل سرمایه‌های مالی سازمان یکی از حساسترین و راهبردی‌ترین پایه‌های مدیریت آن است، برای سازمانی که از روش‌های دانش‌بر در کسب‌وکار خود استفاده می‌کند نیز کنترل سرمایه‌های اطلاعاتی سازمان بسیار مهم و کلیدی است. بدون شک این مورد یک از مهمترین مسئولیت‌های یک CIO است. (الوانی، ۱۳۸۲: ۴۶)